หลายทีมส่งออกเริ่มจากการส่งแคตตาล็อกไปยังรายชื่อยาว ๆ แล้วรอคำตอบ การทำงานแบบนี้กินเวลาและทำให้ทีมหมดแรงก่อนจะถึงคู่ค้าที่มีศักยภาพจริง
ก่อนเปิดทางติดต่อ ควรนิยามเกณฑ์ขั้นต่ำสามข้อ เช่น ประเภทสินค้าที่คู่ค้าจำหน่ายอยู่แล้ว ช่วงปริมาณที่รับได้ และช่องทางที่สอดคล้องกับราคาของท่าน หากคู่ค้าขายสินค้าหรูแต่สินค้าของท่านเน้นปริมาณมาก การสนทนาจะยาวแต่ไม่ไปถึงข้อตกลง
แหล่งข้อมูลเปิด เช่น รายชื่อผู้นำเข้าจากงานแสดงสินค้า ไดเรกทอรีสมาคมการค้า และประวัติการเข้าร่วมงานในตลาดเป้าหมาย ช่วยคัดกรองได้เร็วกว่าการสุ่มติดต่อจากเว็บค้นหาทั่วไป
เมื่อได้รายชื่อสั้นแล้ว ให้เตรียมข้อความแนะนำตัวที่ระบุชัดว่าท่านต้องการอะไรจากการพบครั้งแรก เช่น ตัวอย่างสินค้า การพูดคุยเงื่อนไขการชำระเงิน หรือการเยี่ยมชมโรงงาน ความชัดเจนนี้ช่วยให้คู่ค้าตอบได้เร็วขึ้น
สุดท้าย กำหนดระยะเวลาติดตาม เช่น สองสัปดาห์หลังอีเมลแรก หากไม่มีผลตอบกลับ ให้เลื่อนลำดับความสำคัญแทนการส่งข้อความซ้ำถี่เกินไป